Hướng dẫn cách sử dụng Office 365 đơn giản

Office 365 sở hữu những tiện ích có tính hữu dụng cao, qua đó đem lại năng suất làm việc cao nhất cho người sử dụng. Hôm nay, Toolmienphi.com sẽ mách bạn cách sử dụng Office 365 đơn giản nhất cho người mới bắt đầu. Đọc xong bài viết này, ai cũng sẽ làm được.

Tổng quan về Office 365

Bộ Office 365 có các ứng dụng tiêu biểu như: Word, Excel. PowerPoint, Microsoft Teams và nhiều ứng dụng khác, giúp các thao tác trong công việc dễ dàng hơn. 

Với một gói Office 365 ta có thể sử dụng trên 5 PC, máy Mac hoặc trên các thiết bị di động.

Với tài khoản Office 365 bạn sẽ được sở hữu các ứng dụng mới nhất, kể cả phiên bản máy tính, trực tuyến và khi có bản cập nhật. 

Ứng dụng OneDrive dùng để lưu trữ tài liệu và thực hiện công việc khi ngoại tuyến. Nếu bạn cộng tác hoặc chia sẻ, những người khác cũng có thể thực hiện công việc đó. 

Office 365 là một cánh tay đắc lực trong công việc. Hãy cài đặt và sử dụng ngay thôi nhé!

  Tải Office 365 Miễn Phí

Key Office 365 vĩnh viễn

 cách sử dụng Office 365

Hướng dẫn sử dụng Office 365 online

Để dễ dàng sử dụng Office 365, bạn cần mở trình duyệt theo đường link: https://office.com. Sau đó đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã có trước đó. 

Khi đã đăng nhập thành công, trên màn hình sẽ hiển thị các tính năng sử dụng Office online như: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive. Bạn muốn thực hiện công việc nào thì chỉ cần chọn ứng dụng phù hợp. 

Cách quản trị tài khoản Office 365 

Office 365 đóng vai trò rất lớn trong công việc, đồng thời cũng là cánh tay đắc lực của bạn. Tài khoản Office 365 là vô cùng quan trọng, vậy nên bạn bắt buộc phải biết cách quản trị và bảo mật mật khẩu. 

Thay đổi Password Office 365:

Khi đăng nhập Office 365, bạn sử dụng tài khoản và mật khẩu được cấp trước đó. Để đảm bảo an toàn cho tài khoản, bạn cần phải đổi sang mật khẩu mới.

Để thay đổi Password, bạn chọn Setting ⇒ Password theo thứ tự: nhập các thông tin Password cũ, Password muốn đổi ⇒ click Submit để thực hiện đổi. 

Cách lấy lại mật khẩu nhanh chóng:

Chẳng may bạn bị quên mật khẩu và gõ sai tên hoặc Password khi đăng nhập mà hệ thống trả về “We don’t recognize…”. Gặp trường hợp này bạn có thể reset lại Password bằng link Forgot my password.

Hướng dẫn sử dụng OneDrive của Office 365

Giới thiệu về OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Office 365, hoạt động trên nhiều HĐH. OneDrive for Business có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn từ 1TB – 5TB. Nó có thể lưu trữ toàn bộ hình ảnh, video và tài liệu quan trọng trong một không gian.

Điểm đặc biệt là nó cho phép người dùng truy cập vào OneDrive trên nhiều thiết bị khác nhau như: máy tính, tablet, điện thoại chạy trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.

Sử dụng OneDrive, bạn có thể làm việc tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào kể cả offline. Không dừng lại tại đây, bạn cũng cơ hội làm việc trực tuyến cùng 5 người được bạn chia sẻ.

Các tính năng chính của OneDrive:

  • Upload file và thư mục.
  • Download file và thư mục.
  • Chia sẻ file và thư mục.
  • Nhiều người tương tác trên 1 file trong cùng 1 thời điểm.
  • Đồng bộ dữ liệu với máy tính cá nhân.

Upload file và thư mục.

  • Bước 1: Vào trang chủ https://office.com đăng nhập Office 365.
  • Bước 2: Chọn ứng dụng OneDrive (nơi các file khi Save online và các file được upload lên Cloud) .
  • Bước 3: Click vào Tải lên để upload dữ liệu lên OneDrive. Tại đây có 2 lựa chọn là upload file và folder. Thời gian upload file còn tùy vào dung lượng file và tốc độ đường truyền. Sau khi upload xong bạn sẽ thấy file mới được hiển thị.

Download file và thư mục.

Vô cùng dễ dàng. Đầu tiên bạn chọn thư mục cần download từ OneDrive và click chuột phải, chọn Tải xuống là hoàn thành.

Quản lý file/ thư mục trong OneDrive.

Khi cần tạo một thư mục, bạn chọn New  ⇒ Folder.

Chia sẻ File và Thư mục.

Bạn click vào Sharing  ⇒ điền Email của người bạn muốn chia sẻ file. Có thể chia sẻ cho nhiều người khác nhau. 

Lưu ý: 

  • Nếu bạn muốn người khác chỉ có quyền đọc file chọn Can view.
  • Nếu bạn muốn người khác xem và chỉnh sửa file thì chọn Can edit  ⇒ Share.

Cùng làm việc trên File

Với việc cho tối đa 5 người làm việc trên 1 file cùng một thời điểm, người dùng có thể thêm, trả lời, theo dõi, cập nhật tài liệu.  

Sau đây là các bước để làm việc cùng trên 1 file:

  • Bước 1:Bạn chia sẻ cho người khác 1 file 
  • Bước 2: Người được share chọn file cần chỉnh sửa  ⇒ nhấp chuột phải và chọn Open  ⇒ Open in Word Online
  • Bước 3: Khi đang xem và chỉnh sửa thì trên file sẽ hiện tài khoản đang tương tác. Đồng thời file đã được lưu hay chưa

Đồng bộ OneDrive với máy tính cá nhân.

  • Bước 1: Bạn Download file cài đặt bằng theo đường link sau: https://onedrive.live.com/about/en-hk/download/
  • Bước 2: Bạn đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản đã có.
  • Bước 3: Đăng nhập xong, máy tính sẽ xuất hiện thư mục là tên trong  OneDrive trên Website.

Lưu ý: Mỗi tài khoản OneDrive được cung cấp từ 1TB – 5TB dữ liệu. Bạn có thể cài đặt thêm một số thư mục để sử dụng tối đa tài nguyên trên OneDrive.  

Cách thực hiện:  AccountChoose folders ⇒ Tích chọn hoặc bỏ chọn các thư mục đồng bộ ⇒ click OK.

Sử dụng các tính năng của Sway trên Office 365 như thế nào?  

Tạo Slide mở đầu. 

Bước 1: Vào đường link:  https://office.com đăng nhập tài khoản Office 365chọn Sway click vào Create New.

Bước 2: Click Insert để chọn ảnh nền của bài giảng. Bạn cũng có thể kéo hình ảnh thả vào storyline.

Bước 3: Để bắt đầu chạy slide, bạn nhấn chọn Play.Nhấn Esc nếu muốn quay trở lại màn hình chỉnh sửa.

Tạo Slide nội dung.

Đầu tiên chọn dấu + màu xanh (dưới khung tiêu đề  chọn Heading.

Sau đó tạo đến nội dung mình muốn nói đến trong slide. 

Bạn nhìn hình dưới đây để thao tác dễ dàng hơn nhé. 

Tùy biến, hoàn thiện.

Để chọn tùy biến và hoàn thiện slide, bạn dùng các nút: Remix, Design, Navigation

  • Remix: Sway sẽ tự động chọn kết hợp hiệu ứng chuyển cảnh, font chữ và tông màu sao cho phù hợp.
  • Design: Bạn chọn bố cục, hiệu ứng theo cách thủ công.
  • Navigation: Bạn chọn theo ý thích của mình. Chọn xong bấm Play để xem. 

Cách sử dụng các tính năng của Microsoft Forms trên Office 365

Tạo lập From 

Bạn truy cập vào trang chủ của Microsoft theo link https://office.com và đăng nhập tài khoản như bình thường. 

Sau đó chọn Formschọn New Form click vào Untitled form để điền các thông tin cần thiết về Form name (1) và Description (2).

Để chèn hình ảnh từ Bing Search. OneDrive, hoặc từ máy tính. Bạn chỉ cần nhìn sang góc phải của Form name có biểu tượng chèn hình ảnh. 

Chọn Add Question để chọn nhiều loại câu hỏi.

Lưu ý: 

Choice: là cho các câu hỏi dạng Multiple choices hoặc Check-box

1: Nhập câu hỏi.

2: phải là chọn hình ảnh muốn xuất hiện trong câu hỏi.

Add option: Nhập các câu trả lời, để thêm lựa chọn click.

Add other option: Để người trả lời tự nhập nội dung chọn.

Multiple answers: Cho phép chọn nhiều câu trả lời chọn. 

Required: Câu hỏi bắt buộc phải trả lời thì bật.

Text: là các câu hỏi tự luận

  • Long answer: Các câu trả lời dài như viết đoạn văn.
  • Restriction: Câu trả lời chỉ chứa số và thỏa mãn các điều kiện.

Rating: là các câu hỏi về đánh giá

  • Levels: Câu hỏi theo các mức độ 1-10
  • Star hoặc Number: hỗ trợ cho loại đánh giá.
  • Add Label: định mức 1 sao/5 sao

Date: Thu thập dữ liệu về Ngày / Tháng.

Quiz: Sử dụng trong bài kiểm tra cho câu hỏi có tính điểm.

  • Preview: Xem lại Form.
  • Theme: Thay đổi giao diện.
  • Share: Lấy link và chia sẻ.

Thiết lập Forms (Trong Send ⇒ See all setting)

Đầu tiên bạn soạn thảo Forms, sau đó chọn “…” để chọn dòng xuất hiện cho các câu hỏi chọn Branching.

Toolmienphi.com đã hướng dẫn cho bạn chi tiết cách sử dụng Office 365 theo phương pháp đơn giản nhất. Thật dễ dàng đúng không nào? Nếu có thắc mắc, đừng ngại để lại comment bên dưới nhé, Toolmienphi.com sẽ giải đáp nó nhanh nhất. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời cùng Office 365.

Bài viết liên quan