Outlook Office 365 – Hướng Dẫn Đăng Ký Và Sử Dụng Email Chi Tiết!

Microsoft Outlook Office 365 là một công cụ văn phòng được phát hành bởi Microsoft. Outlook hỗ trợ người dùng gửi, nhận và lọc thư điện tử… ngay trên trình duyệt. Ngoài ra còn có nhiều tính năng ưu việt hơn như GitHub, Trello, Google Analytics, teamviewer, wunderlist, uber… Cùng Tool Miễn Phí khám phá Outlook Office 365 Mail ngay sau đây nhé!

Outlook Office 365 - Hướng Dẫn Đăng Ký Và Sử Dụng Email Chi Tiết - Toolmienphi.com
Outlook Office 365 – Hướng Dẫn Đăng Ký Và Sử Dụng Email Chi Tiết – Toolmienphi.com

Outlook Office 365 Mail là gì?

Outlook 365 cũng như các công cụ văn phòng khác, nó hoàn toàn miễn phí, nó bao gồm các tiện ích như: Email, quản lý công việc, danh bạ, lịch, note, tạp chí và duyệt wed.

Nó có thể hoạt động như một ứng dụng tự chủ hoặc có thể kết nối với các ứng dụng khác cho nhiều tài khoản trong một nhóm, ví dụ như là chia sẻ tài liệu, hộp thư thoại, trao đổi các thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch họp.

Ngoài phiên bản được sử dụng miễn phí, Outlook còn có phiên bản trả phí. Đối với phiên bản trả phí thì sẽ có các tính năng nâng cao như là: 15GB để lưu trữ Email và tùy chỉnh địa chỉ miền Email.

Và Outlook phiên bản tính phí luôn sẽ cập nhật phiên bản mới nhất gửi đến người dùng bên cạnh các công cụ văn phòng khác.

Hướng dẫn tạo tài khoản Outlook Office 365 Mail

Bước 1: Trung cập vào trang chủ Outlook

Bạn truy cập vào https://signup.live.com và chọn Get new email address  để tạo tài khoản mới

Tại phần New email, có 2 option là OutlookHotmail, bạn click chọn Outlook và đặt tên Email và Password rồi chọn Next

Ở phần New email bạn có 2 lựa chọn là Outlook và Hotmail. Bạn chọn Outlook và chọn tên email mà mình muốn hiển thị, sau đó điền vào password và nhấn “Next”.

Lưu ý:

  • User name: Là tên người dùng
  • Create password: Mật khẩu với lượng kí tự tối thiểu là 8 và bao gồm cả chữ lẫn số
  • Reenter password: Nhập lại mật khẩu
Trung cập vào trang chủ Outlook
Truy cập vào trang chủ Outlook

Bước 2: Họ và tên

Bước tiếp theo, bạn điền First Name (Tên), Last Name (Họ) của bạn và tiếp tục nhấn Next.

Bước 3: Nhập Quốc tịch và ngày sinh 

Với phần Add details, bạn cung cấp thông tin về quốc gia bạn sinh sốngngày sinh của bạn. Sau đó bạn nhấp vào Next rồi nhập một mã xác thực (captcha)

Nhập quê quán năm sinh
Nhập quốc gia và ngày sinh

Bước 4: Bắt đầu sử dụng

Sau khi hoàn thành 3 bước kể trên thì bạn đã hoàn tất khởi tạo tài khoản Outlook, tại bước số 4, bạn có thể setting hộp thư dựa trên tính năng của Outlook, ví dụ như:

  • Time zone: Khung giờ sử dụng mà bạn mong muốn
  • Theme: Chọn nền cho Email
  • Signature: Chữ ký cuối mỗi Email

Bước 5: Gửi thư

Giao diện của hòm thư Outlook sẽ hiện lên và bạn đã có thể gửi thư, nhận thư, lưu trữ các thông tin của mình. Giao diện rất dễ sử dụng và vô cùng tiện lợi.

Cách sử dụng Outlook Office 365 Mail

Bạn truy cập vào https://portal.office.com rồi chọn biểu tượng như hình dưới đây để sử dụng Outlook trên Office 365.

Chọp ứng dụng Outlook
Chọn ứng dụng Outlook

Thanh menu dọc phía bên trái giao diện hiển thị các thư mục của hộp mail như: Thư đã đến (Inbox), thư đã gửi (Sent Items)

Hình bên dưới là giao diện chính của Outlook

Giao diện chính của Outlook
Giao diện chính của Outlook
  • Thanh menu dọc ở giữa chứa những email có trong 1 thư mục mail.
  • Giao diện bên phải lưu trữ nội dung email, nơi để soạn mail,…
  • Thanh menu nằm ngang ở phía trên dùng để di chuyển, lưu trữ, xóa, tạo rule lọc mail

Cách Tạo email Outlook Office 365

Ở Menu chính click chọn -> New ở đây xuất hiện 3 lựa chọn:

Tạo email

  • Email message là tạo một email bình thường để gửi đi
  • Calendar event là lựa chọn để tạo một 1 cuộc họp tại một mốc thời gian cố định bao gồm thành phần tham dự là nhân sự của tổ chức. Những ai được chỉ định xuất hiện trong mail thì khi họ mở ứng dụng Calendar lên thì sẽ thấy có 1 sự kiện được “tích” sẵn.
  • Group là nơi dành cho việc gửi mail chung cho các thành viên trong nhóm, tạo lịch họp hay sự kiện nào đó dành cho nhóm.

Email message:

Dưới đây là giao diện email massage, rất dễ sử dụng

Email message
Email message

Calendar event Outlook Office 365:

Đây là một phần hơi đặc biệt của Office 365 Mail vì nó có thể ít được sử dụng: Bạn chỉ cần điền tên sự kiện, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra, chi tiết sự kiện, người tham gia là ai là đã đủ. Bên cạnh đó, bạn có thể tự tạo link Skype meeting giành cho những ai không thể tham gia trực tiếp, có thể tham gia trực tuyến trên nền tảng Skype.

Calendar event Outlook Office 365
Calendar event Outlook Office 365

Có 2 loại group:

  • Standard group là group Office 365: là nơi dành cho các hoạt động nhóm, chia sẻ văn bản, tạo sự kiện nhóm, hội thoại….
  • PLC gourp (Professional Learning Group): hội tụ tất cả chức năng của Standard group chỉ là có thêm chức năng quản lý học tập.
 Standard group
Standard group
PLC gourp
PLC gourp

Cấu hình cơ bản Outlook Office 365

Để truy cập vào cấu hình cơ bản, bạn nhấp vào biểu tượng răng cưa tại trên cùng góc phải, chọn Mail. 

Cấu hình cơ bản Outlook Office 365
Cấu hình cơ bản Outlook Office 365

Những mục người dùng có thể cài đặt bao gồm:

  • Automatic replies: Phản hồi tự động
  • Block or Allow: Chặn hoặc cho phép tài khoản nào đó hoặc email nào đó từ domain bên ngoài.
  • Connected accounts: quản lý tập trung nhiều tài khoản mail khác nhau, ở đây ta có thể thêm tài khoản email khác vd: gmail vào để quản lý, gửi, nhận… Quản lý nhiều tài khoản email khác nhau tức là cho phép người dùng thêm vào tài khoản mail khác, ví dụ như là Gmail để quản lý, nhận và gửi các cộng việc, nội dung cần dùng.
  • Forwarding:  Khi có mail gửi đến thì sẽ chuyển tiếp email đó đến một email khác đã được chỉ định từ trước
  • POP and IMAP: Là thông số để chỉnh cấu hình email bằng tay trên điện thoại hoặc phần mềm quản lý mail trên máy tính.
  • Attachment options: Đính kèm file mặc định, file đính kèm sẽ được tải lên OneDrive for Business cá nhân mỗi tài khoản trước khi được gửi đi.
  • Layout -> Email signature: chữ ký.
  • Layout -> Message format: Định dạng kiểu chữ.
Những mục có thể cài đặt

Hy vọng bài viết này của Tool Miễn Phí bọn mình đã có thể giúp được bạn hiểu thêm về Outlook Office 365, cách sử dụng cũng như các tính năng nổi bật của nó. Cảm ơn bạn đã ghé và chúc bạn có một ngày vui vẻ nhé!

Bài viết liên quan